Para acessar o portal do Office 365, basta digitar o seguinte endereço no seu navegador de preferência:
www.office.com.
Na tela de bem-vindo teremos o botão Entrar.
Sumário
Acessando o Portal do Office
Após pressionar o botão Entrar, será solicitado o login (endereço de e-mail corporativo do usuário) e em seguida sua senha.
Caso esteja acessando de uma rede fora da organização, será solicitada uma dupla autenticação.
Localizar aplicativos
Através do Portal do Office você pode encontrar na tela inicial, (1)
ícones para os principais aplicativos na lateral esquerda da tela, (2)
arquivos recomendados na parte central, e os últimos arquivos e pastas utilizados recentemente.
Campo de pesquisa
Nossas atividades são gerenciadas pelo portal do Office, desta forma, através da caixa de pesquisa, você pode localizar rapidamente aplicativos, arquivos, pessoas e sites de grupos utilizados recentemente.
Após digitada a frase ou os caracteres que deseja localizar, os resultados estarão à disposição organizados por guias, tais como Tudo, Arquivos, Sites, Pessoas, Notícias e outros
Barra de aplicativos
Na lateral esquerda, encontramos a barra de aplicativos. Ative um dentre os mais utilizados. Caso queira ver todas as opções disponíveis, pressione o botão “Mais aplicativos” no fim da lista.
Microsoft Outlook
O Microsoft Outlook on-line possui os principais recursos para gerenciamento de e-mail, organizados de forma a facilitar seu uso e tornando-o intuitivo para o usuário.
Estrutura do Outlook
Sua estrutura padrão é comporta por (1) lista de pasta à esquerda, (2) e-mails armazenados na pasta ficam na parte central e (3) a visualização do e-mail é exibida do lado direito. (4) Na parte superior, ficam as opções dependendo da seleção atual (pasta, email ou edição de uma nova mensagem).
Criar um e-mail
No canto superior esquerdo da janela, pressione o botão Nova mensagem.
Após ativo o botão, basta fazer a edição da mensal, onde as
seguintes opções estarão disponíveis:
1. Na parte superior:
Enviar, anexar, criptografar ou descartar a mensagem
2. Em mais opções da parte superior:
Salvar rascunho, inserir assinatura, mostrar opção de, grau de importância e mais opções
3. Para compor a mensagem, na parte central temos:
Opção para e CC (com cópia para), assunto e corpo do e-mail
4. Na parte inferior:
Opções de formatação, botão para enviar ou descartar, como também a possibilidade de inserir imagem ou ícones
Criar pasta
As pastas ajudam a organizar os e-mails. Desta forma, para criar uma pasta basta clicar com o botão direito do mouse sobre a pasta em que deseja criar uma subpasta.
Ativar a opção Criar nova subpasta, em seguida, digite o nome que deseja para ela
Opções ao selecionar um e-mail
É possível realizar diversas ações relacionadas aos e-mails. Caso pressione o botão direito do mouse sobre um e-mail, as seguintes opções serão disponibilizadas:
Microsoft OneDrive
Gerenciar adequadamente os arquivos permite maior produtividade e um trabalho mais colaborativo e assertivo. O Microsoft OneDrive permite armazenar seus arquivos e pasta, como também compartilhar e trabalhar em conjunto com seus contatos.
Estrutura do OneDrive
Na lateral esquerda teremos as opções:
1. Meus Arquivos – Local onde os arquivos e as subpastas ficam
armazenados
2. Recente – Tenha acesso aos últimos arquivos acessados
3. Compartilhado – Obtenha uma lista dos arquivos que outros
usuários compartilharam com você e os que você compartilhou
com outros usuários
4. Bibliotecas compartilhadas – São repositórios de arquivos em
Equipes do Teams ou Grupos do SharePoint
Criar pasta
Organizar os arquivos em subpastas facilita seu acesso futuro. Para criá-la, basta acessar a opções Meus arquivos (caso queira criar na raiz do diretório) ou acessar a subpasta que deseja esta nova pasta.
Pressione o botão Novo e escolha a opção Pasta e defina o nome da pasta e ela ficará disponível para uso.
Criar arquivo
Criar arquivo usando os principais aplicativos do Office é possível facilmente, bastando pressionar o botão Novo e escolher o aplicativo para criar seu documento.
Carregar um arquivo
Já seus arquivos salvos em outras unidades podem ser carregados para o Microsoft OneDrive, ativando o botão Carregar e selecionando se deseja carregar Arquivo ou uma Pasta e seu conteúdo para o ambiente on-line.
Microsoft SharePoint
As pastas das equipes de trabalho ficam armazenadas no Microsoft SharePoint e a janela principal do site é dividida em 3 partes principais:
1. Criação de sites e postagens de notícias:
Através desta opção, crie sites para compartilhar conteúdo em forma de arquivos, imagens, textos, anexos e integração com outros aplicativos de conteúdo.
2. Lista dos sites onde você está inserido ou esteja
seguindo:
Acompanhe as notícias, utilize os conteúdos postados, colabore com a equipe compartilhando os arquivos e as pasta relacionados ao tema em questão.
3. Notícias de sites e sites frequentes:
Fique por dentro das últimas postagens nos sites dos quais você faz parte ou sites públicos da sua instituição.
Abrindo um dos sites
Na lateral esquerda, selecione um dos sites que visitou recentemente. Cada site é um grupo de objetos para oferecer notícias, documentos, aplicativos, gráficos e imagens relacionados a um tema e destinado a um grupo de usuários.
Gerenciamento dos arquivos do site
Uma das vantagens de se utilizar sites do SharePoint é o
gerenciamento de arquivos e pastas. Acesse a opção Documentos à esquerda, será apresentada a janela abaixo. Nela poderemos criar ou carregar conteúdo. Para tal, utilizamos as seguintes opções:
1. Permite criar arquivos, pasta ou links para organizar seus documentos
2. Permite carregar arquivos ou pasta para armazenar no site
O gerenciamento de documentos do SharePoint permite criar documentos e editá-los simultaneamente com os demais integrantes, permitindo assim o trabalho colaborativo e mais produtivo.
No Microsoft SharePoint automaticamente os integrantes do site possuem acesso aos arquivos e às pastas. Para visualizar os membros, selecione a opção Membros, existente no canto superior direito da página.
Os integrantes são listados juntamente com seu perfil. Os perfis são responsabilidade e possibilidades do usuário, proprietários (administrador(a) do site) e membro (usuário com poder para utilizar os dados).
Microsoft Teams
Este aplicativo é fundamental para otimizar a comunicação corporativa, além de permitir o uso de conversas, reuniões e equipes. Podemos também abrir documentos oriundos do Word, Excel, PowerPoint e outros aplicativos diretamente no chat, equipe ou reuniões.
Todos os recursos apresentados neste guia funcionam
perfeitamente no Microsoft Teams, desta forma, evitamos abrir muitas janelas.
Estando na janela de uma conversa iniciada por chat, basta compartilhar um arquivo com os integrantes do bate-papo:
Selecione o local em que o arquivo se encontra, pode ser do Microsoft OneDrive ou mesmo existente em seu computador.
Lembrando que todos os arquivos compartilhados no chat serão copiados e armazenados no OneDrive.
Para abrir o arquivo compartilhado, os participantes podem clicar diretamente na postagem.
Após clicado, o aplicativo responsável pelo arquivo será aberto e os usuários poderão visualizá-lo e editá-lo:
Insights
Os Insights do Microsoft Viva ajudam as pessoas e as empresas a crescerem com insights orientados por dados e protegidos pela privacidade e recomendações para melhorar a produtividade e o bem-estar.
No Teams
1. Selecione (…) Mais aplicativos adicionados
2. Selecione Insights ou digite para procurar
Insights pessoais
Você pode exibir insights pessoais que só você pode ver. Insights sobre como você trabalha e o que pode mudar para fazer seu melhor trabalho. Recomendações úteis, como a proteção do tempo durante o dia para intervalos regulares, trabalho focado e aprendizagem que ajudam a melhorar o bem-estar e aumentar a produtividade.
Guia página inicial
Na guia Página inicial temos um painel de boas-vindas que nos mostra frases motivacionais, dicas, lembretes etc.
Histórico de reflexão
Escolha como se sente hoje
1. Escolha um emoji para mostrar como se sente. Todas as reflexões e informações associadas são privadas. Seu gerente ou administrador do sistema não pode visualizar sua resposta de reflexão pessoal.
Crie um hábito de consciência emocional
1. Selecione um horário
2. Definir lembrete
3. Histórico de reflexão
4. Veja como seus sentimentos mudaram ao longo do tempo
5. Agora vá até Configurações de lembrete
6. No menu Reflexão – defina se deseja o lembrete de reflexões
7. Os dias da semana que deseja ser lembrado
8. O horário que deseja ser lembrado
9. Salve as modificações
No menu deslocamento virtual
1. Lembrete: sim/não para determinar os dias e a hora em que deseja ser lembrado para terminar o seu dia
2. Dias da semana: selecione os dias que deseja ser lembrado
3. Horário de notificação: momento a partir do qual inicia seu deslocamento virtual ao redor
4. Fuso horário: escolha o fuso do seu país
5. Inscreva-se agora: para atualizar os dados
6. Mensagem enviada após a inscrição
No menu semana de trabalho
1. Defina os dias da semana de trabalho
2. Os horários úteis: início e término de jornada
3. Fuso horário do país
4. Salve as modificações
No menu elogio
1. Configure os dias da semana em que enviará elogios
2. Horário de notificação: em que enviará os elogios
3. Lembrete: sim/não
4. Salvar alterações
5. Voltar
Enviar elogios aos seus colegas
Reconheça os seus colegas enviando elogios.
1. Na guia Página inicial – selecione Enviar elogios
2. Escolha o(s) dia(s) que deseja enviar elogios
3. O melhor horário para enviar os elogios
4. Definir lembrete: selecione para ser lembrado
5. Selecione o crachá
6. Digite o nome da pessoa que quer elogiar
7. Escolha entre chat de reunião individual ou equipe
8. Equipe: selecione uma equipe
9. Canal: selecione um canal
10. Observação: descreva a razão do elogio
11. Visualização: veja como aparecerá para todos
12. Enviar
Dê uma pausa
Relaxe e se reenergize.
1. Na guia Página inicial – selecione Iniciar
2. Acompanhe as instruções do vídeo
Permanecer conectado
1. Na guia Página inicial – selecione Exibir insights
Com cada colaborador você terá uma experiência diferente.
Exemplos: criar reuniões, abrir arquivos, acompanhar mensagens, entre outras.
2. Lembretes para reunião individual: selecione a recorrência
3. Agendar uma reunião individual: selecionar dia e horário
4. Enviar convite
Proteger o tempo
Você pode retornar à guia Página inicial ou ir direto pela guia Proteger o tempo. Os chats serão silenciados durante o tempo de foco, para ajudá-lo a se concentrar.
1. Reservar agora: reservará o momento atual
2. Mais opções: trará outras possibilidades de datas e horários
3. Remover o slot: remover a reserva do tempo para esse horário
4. Tempo de foco: você poderá renomear o tempo de foco
5. Mostrar todos os horários disponíveis: exibirá datas e
horários para reservar o tempo
Deslocamento virtual
Prepare-se para finalizar o trabalho e iniciar o deslocamento virtual.
1. Na guia Proteger o tempo – selecione Iniciar
2. Digite o nome da tarefa que deseja adicionar ao To Do
3. Adicionar tarefa
4. Seguinte
5. Selecione Aceitar ou Cancelar o evento encontrado
6. Seguinte
7. Faça sua respiração para reenergização
8. Seguinte
9. Concluído
